BIỂU MẪU TÀI LIỆU
Hướng Dẫn Xử Lý Hóa Đơn Cũ Khi Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử
1. Khi nào phải thực
hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC hiệu lực
thi hành là từ ngày 01/7/2022. Đồng thời, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá
nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa
đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022. Đồng thời, hóa đơn điện tử
áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được áp dụng kể từ ngày
01/7/2022.
Lưu ý:
Theo khoản 1 Điều 14 Nghị
định 123/2020/NĐ-CP gồm:
(i) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ,
cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn
có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
(ii) Doanh nghiệp vừa và nhỏ khác theo đề
nghị của UBND cấp tỉnh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương
tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm
kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để
truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy
của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải
pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.
Thời gian 12 tháng được xác định như sau:
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động
trước ngày 01/7/2022: thời gian tối đa 12 tháng được tính 01 lần kể từ ngày 01/7/2022
(tức là đến 01/7/2023);
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ
ngày 01/7/2022: thời gian 12 tháng được tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng
hóa đơn.
2. Sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, hóa đơn cũ được xử lý như thế nào?
Theo
như khoản 3 Điều 15 Nghị định
123/2020/NĐ-CP quy định kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử
dụng hóa đơn điện tử theo theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ
chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn
điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn
giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Trình tự, thủ tục
tiêu hủy được thực hiện như sau:
Bước 1. Doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần
tiêu hủy.
Bước 2. Doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy
hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá
nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Bước 3. Các thành
viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách
nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4. Lập hồ sơ
tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường
hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa
đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến
số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký
hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp
tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định
123/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức
kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy
hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản
lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Lưu ý:
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày
thông báo với cơ quan thuế.
Nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
3. Đăng ký chuyển đổi
hóa đơn điện tử ở đâu?
Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung
cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông
qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa
đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của
cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Do đó, khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì có thể đăng
ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử hoặc Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
Theo nguồn TVPL
Bài viết tham khảo:
